Как фулфилмент не теряет товар: показываем учёт изнутри на примере своей WMS

Когда селлер говорит «фулфилмент потерял товар», чаще всего товар физически лежит на складе. Просто система не знает где, или знает неправильно. Для вас разницы нет: заказ не собран, покупатель получил отмену, площадка выставила штраф. Покажем, как учёт устроен изнутри на примере системы, которую мы сделали для своего склада.

Куда на самом деле пропадает товар на складе

Пять типичных дыр, через которые утекают остатки на складе без нормального учёта:

1. Не досчитали на приёмке. Приняли «10 коробов», а внутри было меньше, чем в накладной. Разница числится на остатке, но её нет. Подробно в статье о приёмке товара на фулфилменте.
2. Положили не туда. Товар есть, но лежит на чужой полке. Сборщик его не находит, заказ уходит в отмену.
3. Взяли похожий. Футболка размера M вместо L, синяя вместо голубой. Покупатель получает пересорт, вы получаете штраф.
4. Не списали. Единицу продали и отгрузили, а в учёте она осталась. Появляется «фантомный» остаток, который продаётся второй раз.
5. Смешали брак и годный. Бракованная единица ушла покупателю, а годная лежит в коробке с браком.

Путь одной единицы в LiteWMS

LiteWMS - наша система управления складом. Мы делали её как фулфилмент для своего склада, а теперь её предлагают и другим фулфилментам. Вот как через неё проходит одна единица товара.

1-3. Заявка, приёмка, оприходование

Поставка начинается с заявки в кабинете: какие товары едут, сколько мест, когда, откуда забрать. На приёмке склад сверяет факт с заявкой, а не с надписями на коробках. Всё, что не совпало, попадает в акт расхождений. Принятый товар встаёт на учёт с датой поступления, брак учитывается отдельно от годного.

4. Ячейка

У каждого товара есть адрес на складе: ячейка, которую видно на карте склада прямо в системе. Это и называется адресным хранением. Товар не ищут «где-то на третьем стеллаже», а идут в конкретное место. Перемещение между ячейками тоже фиксируется в системе, поэтому адрес не устаревает.

5-6. Заказ и сборка

FBS-заказы приходят из кабинетов WB, Ozon и Яндекс Маркета по API, без ручных выгрузок и таблиц в чате. Сборщик получает задание с ячейкой и сканирует штрихкод товара. Скан сверяет, тот ли артикул взяли, и именно тут ловятся пересорт размеров и цветов.

7-8. Упаковка и отгрузка

Этикетка площадки формируется из системы. Сборку снимаем на видео, чтобы при жалобе покупателя показать, что лежало в пакете. Дальше заказ уходит в СЦ нашей машиной, а единица списывается с остатка. Как устроена схема FBS через фулфилмент целиком, со сроками и ответственностью, читайте в статье FBS через фулфилмент.

Что вы видите в личном кабинете

Главный принцип: менеджер, склад и вы смотрите в одни и те же данные. Не «менеджер пришлёт отчёт в пятницу», а одна система, которая обновляется в реальном времени.

Брак, перемещения и инвентаризация

Учёт ломается не на приёмке и не на сборке, а в «тихих» операциях между ними. Поэтому в системе отдельно фиксируются:

• Брак. Учитывается отдельно от годного товара, хранится отдельно или списывается. Бракованная единица не попадёт в доступный остаток и не уйдёт покупателю.
• Перемещения. Товар переложили из одной ячейки в другую или в другую зону, система это знает. Иначе через месяц адрес в учёте и реальное место расходятся.
• Списания. С причиной: брак, утилизация, возврат поставщику. Без причины остаток просто «тает», и никто не может объяснить почему.
• Инвентаризация. Плановая и по запросу. Когда у каждой единицы есть ячейка, пересчёт идёт по адресам, а не «всего склада за выходные».

Возвраты: место, где учёт ломается чаще всего

Возврат FBS приходит обратно на склад, и тут у складов без системы начинается хаос: пакет с возвратом кладут «пока в угол», через неделю никто не помнит, что в нём и годен ли товар. А на площадке остаток уже вернулся, и покупатель снова заказывает то, что лежит в углу неразобранным.

Правильно, когда возврат проходит как маленькая приёмка:

1. сканируют штрихкод и сверяют с заказом: вернулось то, что отправляли, или подмена;
2. осматривают и решают: годен, нужна переупаковка, брак;
3. годный товар переупаковывают и ставят в ячейку, он снова доступен к продаже;
4. брак уходит на отдельный учёт и ждёт вашего решения.

Если при сверке оказалось, что покупатель вернул не ваш товар, видео сборки этого заказа становится главным аргументом в споре с площадкой.

Ещё одна тихая операция - отгрузки на склады маркетплейсов. В LiteWMS каждая заявка на логистику с датой и временем сразу попадает в календарь отгрузок, а водители видят свои рейсы через Telegram-бота. Поставка не теряется между «менеджер обещал» и «машина уехала».

Отдельно про расходники. В LiteWMS учитываются и материалы склада: пакеты, плёнка, коробки списываются по факту использования. Для вас это значит, что строки «упаковка» в счёте опираются на учёт, а не на прикидку.

8 вопросов о WMS любого фулфилмента

Эти вопросы подходят к любому складу, не только к нам. Хорошая система отвечает на них показом экрана, а не словами.

Остальные вопросы к складу, от цен до договора, собраны в статье как выбрать фулфилмент. А если хотите посмотреть саму систему, её модули описаны на сайте litewms.ru.

Частые вопросы

Что такое WMS простыми словами?

Программа, которая знает, где на складе лежит каждая единица товара, и фиксирует каждое её движение: приёмку, перемещение, сборку, отгрузку, списание.

Чем WMS отличается от 1С или МойСклад?

Товароучётные программы отвечают на вопрос «сколько товара у компании». WMS отвечает на вопрос «где именно на складе он лежит и что с ним сейчас происходит». Для склада с FBS-сборкой нужно и то, и другое.

Можно ли видеть остатки на фулфилменте онлайн?

Должно быть можно. В нормальном кабинете видны остаток, брак и доступное к отгрузке количество по каждому артикулу, обновлённые в реальном времени. Таблица от менеджера раз в неделю - это не онлайн.

Что делать, если остаток в кабинете склада и на площадке не совпадает?

Сначала проверить, не висят ли заказы в сборке и не идёт ли поставка. Если расхождение остаётся, запросить у склада историю движения по артикулу и, при необходимости, инвентаризацию ячейки.

Нужно ли давать фулфилменту API-ключи площадок?

Для FBS да: так заказы приходят на склад автоматически и этикетки печатаются из системы. Создайте отдельный ключ с нужными правами, чтобы при переезде его можно было отозвать.

Читайте также: Приёмка товара на фулфилменте · Пересорт и подмена на маркетплейсе · FBS через фулфилмент