- Приёмка решает, сможете ли вы потом доказать недостачу. Без поштучного акта спор о пропавших 50 штуках проигран заранее.
- Нормальная приёмка идёт в 7 шагов: заявка, приём по местам, пересчёт, проверка штрихкодов и кодов, осмотр на брак, акты, размещение по ячейкам.
- После приёмки вы обязаны получить акт приёмки, акт расхождений с фото и остатки в кабинете. Всё остальное - пожелания.
- Пересорт, пропущенный на приёмке, доезжает до покупателя и возвращается штрафом площадки.
- В конце чек-лист приёмки в PDF: что сделать до отправки товара и что проверить после.
Большинство споров с фулфилментом начинаются фразой «а у нас было больше». Склад говорит, что принял столько, сколько пришло. Вы говорите, что отправили столько, сколько написано в накладной поставщика. Прав тот, у кого на руках документ, составленный в момент приёмки. Разберём, как эта приёмка должна выглядеть и что вы вправе требовать.
По местам или поштучно: в чём разница
Склады принимают товар двумя способами, и в прайсе они часто выглядят одной строкой «приёмка».
| Приёмка по местам | Поштучная приёмка | |
|---|---|---|
| Что считают | Коробки и паллеты | Каждую единицу по артикулу, размеру и цвету |
| Что вы знаете после | «Пришло 10 коробов» | «Пришло 1 186 штук, из них 12 с браком, 3 не того размера» |
| Можно ли доказать недостачу | Только если не хватает целого короба | Да, по каждой единице |
| Цена | Дешевле | Дороже, у нас от 8 ₽ за единицу |
Приёмка по местам уместна, когда товар едет транзитом и короба не вскрываются. Если товар будет храниться и собираться в заказы, нужна поштучная. Иначе ваш реальный остаток станет известен только тогда, когда сборщик полезет за последней штукой и не найдёт её.
Как идёт приёмка на фулфилменте: 7 шагов
Шаг 1. Заявка на поставку
До приезда машины склад должен знать, что едет: какие артикулы, сколько штук и мест, когда, откуда, номер груза. В нашей LiteWMS это заявка «Поставка на ФФ»: компания, товары из каталога или новые, тип доставки и адрес забора, дата, количество мест, файлы и комментарий. Заявка нужна, чтобы склад потом сверял факт с ней, а не с надписями маркером на коробках.
Шаг 2. Разгрузка и приём по местам
Сначала считают места и сверяют их с накладной. Повреждённые, мокрые, вскрытые или перемотанные чужим скотчем коробки фотографируют до вскрытия и отмечают в документах при водителе. Если это не сделать сейчас, потом не докажете, что короб пришёл уже мятым.
Шаг 3. Вскрытие и поштучный пересчёт
Каждую единицу считают по артикулу, размеру и цвету и сверяют с заявкой. Самые опасные места: размерная сетка одежды и обуви, похожие цвета, наборы и комплекты. Именно тут рождается пересорт.
Шаг 4. Проверка штрихкодов и кодов маркировки
Штрихкоды сканируют и сверяют с карточкой товара. Если штрихкода нет или он не читается, товар перемаркируют: у нас штрихкодирование стоит 6 ₽ за единицу, стикер «Честного знака» 9 ₽. Коды DataMatrix тоже сканируют: наклейка на месте ещё не значит, что код правильный. Как устроена маркировка целиком, читайте в статье «Честный знак» для селлера.
Шаг 5. Осмотр на брак
При поштучной приёмке товар осматривают визуально: целая ли упаковка, нет ли видимых дефектов. Это не то же самое, что проверка на брак, когда единицу вскрывают, проверяют швы, работу, комплектность. Такая проверка стоит отдельно, у нас от 20 ₽ за единицу. Что считать браком, решаете вы, а не кладовщик: опишите критерии в ТЗ одной-двумя строками на артикул.
Шаг 6. Акт приёмки и акт расхождений
Итог приёмки фиксируется в двух документах. Акт приёмки: сколько принято по каждому артикулу. Акт расхождений: всё, что не совпало с заявкой, с фото. За основу часто берут унифицированную форму ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству». Она не обязательна, но удобна тем, что её понимают поставщики, юристы и бухгалтеры.
Шаг 7. Оприходование и размещение
Принятый товар ставят на учёт с датой поступления и раскладывают по ячейкам. С этого момента остатки видны в вашем личном кабинете, а брак учитывается отдельно от годного. Как устроен учёт дальше, от ячейки до заказа, показываем в статье как фулфилмент не теряет товар.
LiteBox принимает товар поштучно и выкладывает акты и остатки в личный кабинет. Пришлите список артикулов и примерный объём поставки, менеджер посчитает приёмку и подготовку к продаже.
Какие бывают расхождения и что с ними делать
Расхождения в поставках случаются регулярно, особенно в партиях с размерной сеткой и в товаре из Китая. Это нормально. Ненормально, когда о них узнают через месяц.
| Расхождение | Что делает склад | Что делаете вы |
|---|---|---|
| Недостача | Фиксирует в акте по артикулам | Претензия поставщику или перевозчику с актом |
| Излишек | Принимает отдельно, не смешивает с остатком | Решаете: ставить в продажу или вернуть |
| Пересорт (не тот размер, цвет, модель) | Фиксирует, принимает под фактический артикул | Правите остатки на площадках, разбираетесь с поставщиком |
| Брак и бой | Фото каждой единицы, отдельное хранение | Возврат поставщику, уценка или утилизация |
| Нет штрихкода или кода маркировки | Откладывает, сообщает вам | Присылаете файлы, согласуете перемаркировку |
| Повреждённые места | Фото до вскрытия, отметка в документах при водителе | Претензия перевозчику |
Кейс: 2 тонны муки, которую не приняли на складе маркетплейса
Клиенту отказали в приёмке на складе маркетплейса: 2 тонны муки оказались неправильно промаркированы.
- Экстренно приняли весь объём на наш склад.
- За 24 часа нашли причину отказа.
- Перемаркировали товар и отгрузили по региональным складам.
Ошибку, которую можно было поймать на входе, исправили за сутки. Но дешевле всего такие вещи ловить на первой приёмке: сканировать маркировку и сверять её с карточкой до того, как товар уехал на маркетплейс.
Какие отчёты вы обязаны получить
«Обязаны» здесь не про закон, а про нормальную работу. Если склад не даёт хотя бы первые три пункта, это повод насторожиться ещё до первой продажи.
| Документ | Что в нём | Зачем вам |
|---|---|---|
| Акт приёмки | Количество по каждому артикулу, размеру, цвету; дата | Точка отсчёта для всех будущих остатков и споров |
| Акт расхождений | Недостача, излишек, пересорт, брак, с фото | Претензия поставщику и перевозчику |
| Остатки в личном кабинете | Годный товар, брак отдельно, доступное к отгрузке количество | Загрузить правильные остатки на площадки |
| Фото повреждённых мест и брака | Снимки до вскрытия и каждой бракованной единицы | Доказательства для претензий |
| Отчёт о доработках | Что перемаркировано, переупаковано, сколько стоило | Сверить со счётом |
Срок, в который приходит акт, должен быть записан в договоре. Если склад отвечает «как успеем», через месяц вы не будете знать, на какие остатки опираться. Этот и ещё 24 вопроса, которые стоит задать до договора, мы собрали в статье как выбрать фулфилмент.
Что сделать вам до отправки товара
Многие проблемы на приёмке создаются ещё у поставщика. Вот что ускорит приёмку и снизит число расхождений.
Скачать чек-лист приёмки товара в PDF
До отправки, во время приёмки и после: что проверить и какие документы получить.
Частые вопросы
Сколько стоит приёмка товара на фулфилменте?
Зависит от способа. У нас поштучная приёмка с пересчётом и визуальным осмотром стоит от 8 ₽ за единицу, проверка на брак со вскрытием от 20 ₽, штрихкодирование 6 ₽. Приёмка по местам дешевле, но не даёт поштучного учёта.
Сколько длится приёмка?
Зависит от объёма, числа артикулов и состояния груза. Конкретный срок должен быть в договоре. Спросите его до подписания и сверяйте с ним каждую поставку.
Что делать, если в акте недостача?
Сверить акт с накладной и фото отправки. Если недостача от поставщика, направить ему претензию с актом. Если груз пришёл с повреждёнными местами, претензию получает перевозчик.
Обязан ли фулфилмент проверять каждую единицу на брак?
Только если это заказано. Поштучная приёмка включает визуальный осмотр, а детальная проверка со вскрытием - отдельная услуга. Решите заранее, каким артикулам она нужна.
Кто отвечает, если брак нашёл покупатель?
Перед площадкой отвечаете вы. Если брак был виден на приёмке, но склад его пропустил, вопрос решается по договору со складом. Поэтому критерии брака стоит записать в ТЗ.
Пришлите список артикулов и дату поставки. Примем товар поштучно, пришлём акты с фото и покажем остатки в кабинете, а потом соберём FBS два раза в день.
Читайте также: Как фулфилмент не теряет товар · Пересорт и подмена на маркетплейсе · Как выбрать фулфилмент: 25 вопросов до договора